Télésecrétariat pour orthodontiste : un accueil téléphonique à la hauteur de votre cabinet

Dans un cabinet d’orthodontie, le téléphone ne s’arrête jamais : parents qui veulent une première consultation, contrôles à caler après les cours, bagues décollées, rendez-vous oubliés. Pendant ce temps, votre équipe est au fauteuil.

Avec un télésecrétariat pour orthodontiste, une secrétaire médicale à distance répond à vos patients au nom de votre cabinet, en renfort de votre assistante ou à sa place.

Les appels typiques d’un cabinet d’orthodontie

• Les premières consultations : enfant adressé par le dentiste, adulte qui envisage un traitement. La secrétaire recueille les informations utiles et propose un créneau selon vos règles.
• Les rendez-vous de contrôle : ils reviennent régulièrement et doivent souvent se caler le mercredi ou après l’école. La secrétaire gère votre agenda en ligne avec vos consignes de créneaux.
• Les petits incidents : bague ou attache décollée, fil qui blesse, gouttière perdue. La secrétaire applique le protocole que vous avez défini : conseil d’attente, rendez-vous dans les jours qui suivent, ou message prioritaire.
• Les questions administratives : devis, prise en charge, mutuelle, documents. Elle répond dans le cadre que vous avez fixé et vous transmet le reste.

Les parents au cœur de la relation

La plupart des patients sont mineurs : c’est le parent qui appelle, organise et s’inquiète. Un accueil clair et patient rassure la famille pendant toute la durée du traitement, qui se compte souvent en années.

Vos messages, sans changer vos habitudes

La secrétaire prend le message du patient, quelle que soit votre plateforme actuelle (Callibri, Doctolib, Maiia), et vous le transmet. Vous répondez à la secrétaire, et c’est elle qui rappelle le patient en votre nom.

Nos secrétaires travaillent directement dans votre agenda en ligne : Medicall est partenaire de Callibri, Doctolib, Maiia et OneDoc. Elles peuvent aussi rappeler vos patients pour confirmer ou reporter un rendez-vous.

En renfort de votre équipe

Vous n’êtes pas obligé de tout confier. Beaucoup de cabinets renvoient leurs appels seulement quand la ligne est occupée, pendant la pause déjeuner, les jours de forte affluence ou les congés de l’assistante. Votre équipe reste concentrée sur les patients présents.

Comment ça se passe avec Medicall

1. Un conseiller fait le point avec vous : vos horaires, vos types de rendez-vous, votre protocole pour les incidents d’appareil.
2. Nous paramétrons votre accueil : message à votre nom, consignes, accès à votre agenda.
3. Vous activez le renvoi d’appel : vous gardez votre numéro. La mise en service se fait dans la journée (jour ouvré).

Vos appels sont pris du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h, aux horaires que vous choisissez, par un groupe de secrétaires médicales dédiées, dans nos locaux de Sophia Antipolis. Les contrats sont mensuels, sans engagement de durée.

Questions fréquentes

Faut-il changer de numéro ? Non. Vous renvoyez vos appels vers notre équipe aux horaires de votre choix, et vos patients composent toujours votre numéro habituel.

Que fait la secrétaire en cas d’appareil cassé ? Elle suit le protocole défini avec vous : conseils à donner, délai de rendez-vous, ou message prioritaire au praticien.

Puis-je garder mon assistante au cabinet ? Oui. Medicall peut intervenir seulement en débordement, quand la ligne est occupée ou pendant ses absences.

Combien ça coûte ? Le tarif est établi sur devis gratuit, selon votre volume d’appels. Consultez nos formules de télésecrétariat.

Vous voulez que plus aucun parent ne tombe sur la messagerie ? Demandez votre devis gratuit.

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