Télésecrétariat pour orthophoniste : vos appels pris pendant vos séances

En séance, vous ne pouvez pas décrocher. Et entre deux patients, il reste rarement le temps d’écouter les messages et de rappeler tout le monde. Résultat : des parents qui rappellent trois fois, des demandes de bilan qui s’accumulent, et des soirées passées au téléphone.

Avec un télésecrétariat pour orthophoniste, vos appels sont pris par une secrétaire médicale à distance, au nom de votre cabinet, pendant que vous êtes avec vos patients.

Les appels typiques d’un cabinet d’orthophonie

Une secrétaire Medicall formée à votre activité sait reconnaître et traiter les demandes les plus fréquentes :

• Les demandes de bilan : nouveau patient, enfant adressé par l’école ou le pédiatre, adulte après un AVC… La secrétaire note les informations utiles (âge, motif, prescription, disponibilités) selon la fiche que vous avez définie.
• La liste d’attente : quand vous ne prenez plus de nouveaux patients, elle l’explique avec tact, inscrit la personne sur votre liste d’attente si vous le souhaitez, ou l’oriente comme vous l’avez prévu.
• Les séances à décaler ou annuler : enfant malade, sortie scolaire, rendez-vous qui se chevauche… Elle modifie le créneau dans votre agenda en ligne, selon vos règles.
• Les questions pratiques : documents à apporter, ordonnance, adresse du cabinet, accès.

Les parents, des interlocuteurs à part entière

En orthophonie, c’est souvent un parent qui appelle. Il veut savoir quand son enfant pourra commencer, s’il faut une prescription, combien de temps dure un bilan. La secrétaire prend le temps de répondre avec bienveillance, dans le cadre que vous avez fixé, et vous transmet ce qui relève de votre avis.

Vos messages, sans changer vos habitudes

La secrétaire prend le message du patient, quelle que soit votre plateforme actuelle (Callibri, Doctolib, Maiia), et vous le transmet. Vous répondez à la secrétaire, et c’est elle qui rappelle le patient en votre nom.

Si vous utilisez un agenda en ligne, nos secrétaires y prennent directement les rendez-vous : Medicall est partenaire de Callibri, Doctolib, Maiia et OneDoc.

Idéal si vous partagez votre temps entre cabinet et domicile

Beaucoup d’orthophonistes consultent aussi à domicile, en école ou en établissement. Pendant vos trajets, votre cabinet reste joignable. Pour en savoir plus sur cette organisation, lisez notre article sur le télésecrétariat des professions paramédicales en déplacement.

Comment ça se passe avec Medicall

1. Un conseiller fait le point avec vous : vos horaires, vos consignes pour les bilans et la liste d’attente, votre agenda.
2. Nous paramétrons votre accueil : message à votre nom, fiche de prise d’informations, règles de rendez-vous.
3. Vous activez le renvoi d’appel : vous gardez votre numéro, vos patients ne voient aucune différence. La mise en service se fait dans la journée (jour ouvré).

Vos appels sont pris du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h, aux horaires que vous choisissez, par un groupe de secrétaires médicales dédiées, dans nos locaux de Sophia Antipolis. Les contrats sont mensuels, sans engagement de durée.

Questions fréquentes

Mes patients sauront-ils que la secrétaire est à distance ? Non. Ils appellent votre numéro habituel et sont accueillis au nom de votre cabinet.

Puis-je confier seulement certaines plages horaires ? Oui. Vous pouvez renvoyer vos appels uniquement pendant vos séances, vos tournées à domicile ou vos congés.

La secrétaire peut-elle gérer ma liste d’attente ? Oui, selon vos consignes : inscription, informations à recueillir, message à donner sur les délais.

Combien ça coûte ? Le tarif est établi sur devis gratuit, selon votre volume d’appels. Consultez nos formules de télésecrétariat.

Vous souhaitez libérer vos séances du téléphone ? Demandez votre devis gratuit.

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