Changer de télésecrétariat médical sans perdre un seul appel

Des patients qui se plaignent de ne pas vous joindre, des messages mal transmis, des consignes oubliées, une attente qui s’allonge : quand un télésecrétariat ne vous convient plus, on hésite souvent à changer. Par peur de la coupure, des rendez-vous perdus, du temps à tout réexpliquer.

Pourtant, changer de prestataire est beaucoup plus simple qu’on ne le croit. Votre numéro reste le même, vos patients ne voient rien, et le passage d’un service à l’autre peut se faire en une journée.

Les signes qu’il est temps de changer

Certains signaux ne trompent pas :

• vos patients vous disent qu’ils n’arrivent pas à joindre le cabinet, ou qu’ils attendent longtemps avant qu’on leur réponde ;
• les messages vous arrivent incomplets, ou trop tard ;
• vos consignes ne sont pas appliquées : rendez-vous placés au mauvais endroit, urgences mal orientées, informations erronées données aux patients ;
• vous ne parlez jamais à la même équipe, et vous devez tout réexpliquer ;
• vos avis Google baissent, et les commentaires parlent du téléphone.

Un seul de ces points peut s’expliquer par une mauvaise semaine. Plusieurs à la fois, c’est le signe que le service ne correspond plus à votre cabinet.

Ce qui ne change pas : votre numéro

C’est la première inquiétude, et elle n’a pas lieu d’être. Avec un télésecrétariat, vos appels sont simplement renvoyés depuis votre ligne habituelle vers le centre de secrétariat. Changer de prestataire, c’est donc seulement modifier la destination de ce renvoi. Votre numéro, celui que connaissent vos patients et qui figure sur vos ordonnances, vos plaques et votre fiche Google, ne bouge pas.

Pour le côté pratique, nous avons détaillé la marche à suivre dans notre guide sur le renvoi d’appel d’un cabinet médical.

La méthode pour changer sans coupure

1. Préparez vos consignes

Profitez du changement pour remettre à plat ce que vous attendez : types de rendez-vous et durées, créneaux réservés, nouveaux patients ou non, orientation des urgences, informations à donner aux patients, façon de vous transmettre les messages. Si vos consignes actuelles sont mal appliquées, c’est l’occasion de les écrire clairement.

2. Donnez accès à votre agenda

Si vous utilisez déjà un agenda en ligne (Doctolib, Maiia, Callibri…), il suffit d’ouvrir un accès à vos nouvelles secrétaires. Rien à ressaisir, rien à migrer : elles travaillent directement dans votre agenda.

3. Faites démarrer le nouveau service avant d’arrêter l’ancien

C’est le point clé. Le jour du changement, vous modifiez le renvoi d’appel vers le nouveau prestataire : à partir de cet instant, ce sont vos nouvelles secrétaires qui répondent. Vous résiliez l’ancien service ensuite, en tenant compte de son préavis. Aucun appel ne tombe dans le vide.

4. Vérifiez les premiers jours

Faites quelques appels test, regardez les rendez-vous pris et les messages reçus. Les premiers jours servent à ajuster les consignes : c’est normal, et un bon télésecrétariat vous accompagne dans ces réglages.

Comment se passe un changement vers Medicall

• Un échange avec un conseiller pour faire le point sur votre volume d’appels, vos horaires et vos besoins.
• Le paramétrage de votre accueil : message à votre nom, accès à votre agenda, règles de filtrage, messages et urgences.
• Une mise en service dans la journée (jour ouvré) : vous modifiez votre renvoi d’appel, et un groupe de secrétaires médicales dédiées, formées à votre spécialité, prend le relais.

Nos contrats sont mensuels, sans engagement de durée. Et pour vos messages, rien ne change dans vos habitudes : la secrétaire prend le message du patient, quelle que soit votre plateforme actuelle (Callibri, Doctolib, Maiia), et vous le transmet. Vous répondez à la secrétaire, et c’est elle qui rappelle le patient en votre nom.

Questions fréquentes

Vais-je devoir changer de numéro de téléphone ? Non. Vous gardez votre numéro habituel : seul le renvoi d’appel change de destination.

Combien de temps faut-il pour changer ? Chez Medicall, la mise en service se fait dans la journée (jour ouvré), une fois vos consignes définies avec votre conseiller.

Et si mon contrat actuel a un préavis ? Faites démarrer le nouveau service à la date qui vous arrange, puis résiliez l’ancien en respectant son préavis. L’essentiel est que vos appels soient toujours pris par quelqu’un.

Dois-je changer d’agenda ? Non. Vos secrétaires Medicall travaillent dans l’agenda que vous utilisez déjà.

Vous souhaitez changer de télésecrétariat ? Demandez votre devis gratuit : un conseiller vous répond sous 24 h ouvrées.