Secrétaire médicale et assistante médicale sont souvent confondues, d’autant plus qu’une même personne peut passer de l’une à l’autre. Pourtant, depuis la création du dispositif assistant médical en 2019, les deux fonctions répondent à des besoins différents. Plutôt que de revenir sur les définitions, cet article répond à une question pratique : dans votre cabinet, qui doit faire quoi ?
Pour les définitions et le cadre général, vous pouvez consulter nos articles sur les différences entre assistant médical et secrétaire médical et le dispositif assistant médical.
Deux fonctions, deux objectifs
- La secrétaire médicale fait tourner l’organisation du cabinet : accueil, téléphone, prise de rendez-vous, gestion de l’agenda, courriers, facturation et tâches administratives.
- L’assistante médicale a pour mission de libérer du temps médical : elle prépare et accompagne la consultation, peut réaliser certaines tâches de premier niveau et participe à la coordination des soins. Ses missions peuvent inclure de l’administratif, mais ne peuvent pas se limiter au secrétariat.
Le tableau de répartition des tâches
| Tâche | Secrétaire médicale | Assistante médicale |
|---|---|---|
| Répondre au téléphone, filtrer les appels | Oui, cœur de métier | Possible, mais à éviter : cela réduit le temps médical gagné |
| Prise et gestion des rendez-vous | Oui | Ponctuellement |
| Accueil physique du patient | Oui | Oui, surtout pour l’orienter vers la consultation |
| Création et mise à jour du dossier patient | Oui, partie administrative | Oui, y compris recueil d’informations médicales |
| Prise de constantes (poids, taille, tension) | Non | Oui |
| Vérification des vaccins et dépistages | Non | Oui |
| Aide à l’habillage, préparation aux examens | Non | Oui |
| Organisation des rendez-vous avec d’autres professionnels | Oui | Oui, dans une logique de coordination du parcours |
| Courriers, facturation, tiers payant | Oui | Possible en appoint |
La zone de friction : le téléphone
Dans la plupart des cabinets, c’est le standard téléphonique qui fait déraper l’organisation. Si l’assistante médicale reste chargée de répondre aux appels, elle est interrompue en pleine prise de constantes ou en préparation de consultation. Le temps médical qu’elle devait libérer est grignoté appel après appel.
Le bon réflexe est de séparer clairement les deux flux : l’assistante médicale s’occupe des patients présents au cabinet, et le téléphone est confié à une autre fonction. Nous détaillons ce point dans notre article sur l’accueil téléphonique quand la secrétaire devient assistante médicale.
Faut-il avoir les deux ?
Dans un cabinet qui recrute un assistant médical, la fonction de secrétariat ne disparaît pas. Elle est même protégée par le dispositif : lorsque la secrétaire en poste devient assistante médicale, le poste de secrétariat ne doit pas rester vacant. Trois organisations sont possibles :
- Secrétaire et assistante médicale sur place : la configuration la plus complète, mais aussi la plus coûteuse.
- Assistante médicale sur place et secrétariat externalisé : un secrétariat médical externalisé gère les appels et l’agenda à distance, l’assistante médicale se consacre à la consultation.
- Une seule personne qui cumule : à éviter, car elle ne peut pas remplir correctement les deux rôles en même temps.
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Questions fréquentes
Une assistante médicale peut-elle répondre au téléphone ?
Oui, rien ne l’interdit, mais ses missions ne peuvent pas se limiter au secrétariat. Plus elle passe de temps au téléphone, moins elle libère de temps médical.
Quelle formation pour passer de secrétaire à assistante médicale ?
Une secrétaire médicale peut accéder au certificat de qualification professionnelle (CQP) d’assistant médical. Voir notre article sur la formation d’assistant médical.
Qui doit gérer l’agenda dans un cabinet avec assistant médical ?
Idéalement la fonction de secrétariat, sur place ou externalisée, pour que l’assistante médicale reste disponible pour les patients présents.
Sources
Les montants et conditions évoluent avec la convention médicale : vérifiez toujours les règles en vigueur auprès de votre CPAM ou sur ameli.fr.
- Assurance Maladie, « Dispositif d’aide à l’emploi d’un assistant médical », Points de repère n°55, décembre 2024
- Légifrance, arrêté du 7 novembre 2019 relatif à l’exercice de l’activité d’assistant médical
- URML Normandie, « L’assistant médical » (questions-réponses)
- IRDES, « Les assistants médicaux en France et dans les pays de l’OCDE », synthèse, octobre 2023
- MACSF, « Assistant médical : emploi, formation, salaire »
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