Pédiatrie : secrétariat à distance pour gérer les appels des parents

Le téléphone de votre cabinet de pédiatrie sonne sans arrêt, et souvent au moment où vous avez le plus besoin de calme pour ausculter un enfant. Entre les demandes de rendez-vous urgents, les questions de parents angoissés et la gestion administrative, votre concentration est mise à rude épreuve.

La gestion des appels est un défi permanent qui peut nuire à la qualité de vos consultations et à votre propre bien-être. Confier votre accueil téléphonique à un service de télésecrétariat médical spécialisé est la solution pour retrouver de la disponibilité.  Depuis plus de 24 ans, nos secrétaires médicales qualifiées assurent une permanence téléphonique qui valorise votre cabinet et vous libère un temps précieux.

Pourquoi la gestion des appels est si particulière en pédiatrie ?

Contrairement à d’autres spécialités, les appels reçus dans un cabinet pédiatrique sont souvent chargés d’émotion. Un parent inquiet pour la santé de son enfant a besoin d’une écoute attentive et d’une réponse rapide et rassurante. Il est donc nécessaire de savoir évaluer avec justesse le caractère urgent d’un appel, de faire la part des choses entre une véritable urgence médicale et une anxiété parentale légitime, tout en faisant preuve d’une grande empathie.

Cette gestion demande des compétences spécifiques et une disponibilité constante que vous ou votre assistante sur place ne pouvez pas toujours garantir, surtout lorsque vous êtes en pleine consultation. Un appel manqué peut être une source de stress supplémentaire pour une famille et une perte de chance pour le cabinet.

Retrouvez votre pleine concentration sur vos jeunes patients

Le principal bénéfice d’un secrétariat téléphonique à distance est de vous permettre de vous consacrer entièrement à votre coeur de métier : soigner les enfants. Fini les interruptions sonores qui viennent perturber un examen délicat ou un échange important avec les parents présents dans votre bureau.

Votre attention n’est plus divisée entre le patient en face de vous et le téléphone qui sonne. En déléguant votre accueil téléphonique, vous améliorez la qualité de vos consultations. Vous êtes plus disponible et plus à l’écoute, ce qui renforce la relation de confiance avec les familles. Votre charge mentale s’allège considérablement, vous permettant de pratiquer dans de meilleures conditions.

Une secrétaire médicale formée pour rassurer les parents et filtrer les demandes

Nos secrétaires ne sont pas de simples opératrices. Elles sont formées aux spécificités du secteur médical et plus particulièrement à l’environnement de la pédiatrie. Elles savent accueillir chaque parent avec le sourire dans la voix, comprendre leur demande et les orienter selon vos consignes précises.

Qu’il s’agisse de fièvre, d’éruption cutanée ou de questions sur la diversification alimentaire, elles apportent une première réponse professionnelle. Ce filtrage efficace des appels est un atout majeur. Les urgences avérées vous sont transmises immédiatement selon le protocole que nous définissons ensemble, tandis que les demandes non urgentes sont gérées directement par la secrétaire. Les parents se sentent écoutés et pris en charge, ce qui contribue à une image positive et sérieuse de votre cabinet.

Optimisez la gestion de votre agenda et ne manquez plus aucun rendez-vous

Grâce à notre système informatique performant et fiable, nous garantissons qu’aucun appel n’est perdu. Votre agenda est rempli de manière intelligente, en respectant les créneaux que vous dédiez aux différents types de consultations (suivi, urgence, nouveau-né…).

Vous avez accès en temps réel à votre planning partagé en ligne et recevez des notifications pour chaque nouveau rendez-vous. Pour réduire le taux d’absentéisme, un enjeu majeur pour tous les praticiens, nous pouvons également mettre en place un système de confirmation de rendez-vous par SMS. Cette organisation rigoureuse assure la continuité des soins pour vos patients et optimise la rentabilité de votre activité.

Un service flexible qui s’adapte à votre pratique

Que vous exerciez seul ou en groupe, que vous ayez besoin d’une permanence téléphonique complète, d’un relais ponctuel pendant vos congés ou simplement d’une aide lors des pics d’appels, notre service s’adapte à vos besoins. Vous définissez les horaires d’intervention de votre secrétaire et les instructions à suivre. Vous restez maître de votre organisation et pouvez consulter l’historique de vos appels et messages à tout moment, via le canal de votre choix (email, SMS, interface web). C’est une solution sur mesure qui évolue avec votre pratique.

Les missions de votre télésecrétaire médicale dédiée à la pédiatrie

Concrètement, votre secrétaire à distance prend en charge un ensemble de tâches qui fluidifient le quotidien de votre cabinet. Elle devient le premier contact bienveillant et efficace pour vos patients et leurs parents.

• Prise de rendez-vous et gestion complète de votre agenda en ligne.
• Gestion des demandes de consultations urgentes selon vos directives.
• Transmission de vos messages et des résultats d’examens de manière sécurisée.
• Renseignements sur les informations pratiques du cabinet (horaires, accès, etc.).
• Confirmation des rendez-vous pour limiter les oublis.