Gestion des ordonnances électroniques : déléguez en toute confiance

La dématérialisation des ordonnances et la multiplication des demandes de renouvellement par email ou téléphone est une charge administrative imoprtante pour les cabinets médicaux. Il devient difficile de traiter ce flux constant de requêtes sans être interrompu, entre deux consultations.

Alors pour vous dégager du temps, pourquoi ne pas confier une partie de vos tâches administratives à un télésecrétariat médical ?  Une secrétaire dédiée filtre, prépare et vous transmet les demandes selon vos instructions, vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel : vos patients.

L’ordonnance électronique, une nouvelle charge administrative ?

Avec le déploiement du programme Ségur du numérique, l’e-prescription se généralise.

Si cette avancée simplifie la vie du patient et du pharmacien, elle est la source de nouvelles tâches pour le praticien et son secrétariat. Les appels pour un simple renouvellement, les questions des pharmacies ou la gestion des demandes reçues par mail s’accumulent.

Chaque sollicitation est une interruption qui perturbe votre concentration et allonge vos journées. Sans une organisation rigoureuse, le traitement de ces demandes peut vite devenir chronophage et source d’erreurs.

Une secrétaire médicale externalisée et formée à vos procédures agit comme un filtre:  elle centralise toutes les demandes, vérifie les informations et s’assure que seules les demandes pertinentes et complètes vous parviennent, au moment que vous avez choisi.

Comment un secrétariat médical à distance gère les demandes de renouvellement ?

Quand un patient contacte votre cabinet pour un renouvellement, il est pris en charge par une secrétaire médicale qualifiée de notre centre d’appel. Elle suit un protocole précis, que nous aurons défini ensemble au préalable.

La secrétaire identifie le patient dans votre base de données, vérifie la nature de sa demande (quel médicament, date de la dernière consultation, etc.) et s’assure que les conditions pour un renouvellement sont bien remplies selon vos directives. Une fois toutes les informations collectées et vérifiées, la demande vous est transmise de manière structurée via le canal de votre choix : email sécurisé, notification sur votre agenda en ligne ou SMS.

Vous disposez ainsi d’un résumé clair et concis qui vous permet de valider la prescription électronique en quelques secondes, sans avoir été dérangé dans votre activité.

Un protocole sur mesure pour chaque praticien

Chez Medicall, nous savons que chaque professionnel de santé a ses propres habitudes de travail. Aussi, nous n’imposons aucune méthode : c’est vous qui décidez comment les demandes de renouvellement doivent être gérées.

Vous pouvez par exemple définir des règles strictes : pas de renouvellement si la dernière consultation date de plus d’un an, ou pour certains types de traitements qui nécessitent un suivi systématique. Votre télésecrétaire dédiée est formée pour appliquer vos consignes à la lettre. Elle sait distinguer une demande de renouvellement simple d’une situation qui exige une nouvelle consultation.

Elle peut ainsi informer le patient et lui proposer directement un rendez-vous, désengorgeant votre ligne téléphonique et optimisant votre planning.

La confidentialité au coeur de nos process

En confiant le traitement des demandes de vos patients à Medicall, vous bénéficiez d’un système informatique totalement sécurisé, respectueux du secret médical et du RGPD. Toutes les communications et les informations sont chiffrées et sont traitées par du personnel tenu à la plus stricte confidentialité.

Faire appel à un service comme Medicall, c’est s’assurer que les informations sensibles de vos patients sont entre de bonnes mains. C’est une garantie de sécurité bien supérieure à la gestion des demandes via une boîte mail personnelle ou des SMS non sécurisés.

Quels sont les avantages concrets pour votre pratique médicale ?

Opter pour des services de secrétariat à distance a des avantages immédiats et mesurables pour votre cabinet :

• Gain de temp précieux : Vous n’êtes plus interrompu par des appels non urgents et pouvez vous consacrer pleinement à vos consultations.
• Satisfaction des patients : Vos patients obtiennent une réponse immédiate, professionnelle et claire à leur demande, renforçant leur confiance et leur fidélité.
• Simplification du parcours de soins : La coordination entre le patient, le secrétariat et vous-même est parfaite, en évitant les oublis et les retards.
• Réduction du risque d’erreur : Un processus structuré et tracé limite les erreurs liées à une mauvaise compréhension ou à une retranscription hâtive des informations.

En déléguant cette mission administrative, vous valorisez votre expertise médicale. Vous ne vous occupez plus de la logistique, mais uniquement de la décision médicale finale, vous assurant ainsi une pratique plus sereine et efficace au quotidien.