« Mes consignes sont trop complexes » : Medicall s’adapte à chaque praticien

Vous êtes médecin généraliste, spécialiste, kinésithérapeute ou dentiste, et vous pensez que le fonctionnement de votre cabinet est trop particulier pour être délégué ?

« Comment gérer les urgences ? », « Que faire pour les nouveaux patients ? », « Comment prendre les messages de mes confrères ? »… Pas d’inquiétude, ces questions sont légitimes.

Chez Medicall, nous savons que chaque pratique, chaque cabinet, chaque spécialité a ses propres règles. C’est pourquoi notre service de télésecrétariat médical n’est pas une solution standardisée, mais une véritable extension personnalisée de votre cabinet, capable de suivre les instructions les plus précises.

Votre cabinet est unique, notre service de secrétariat aussi

Un ophtalmologue ne gère pas son agenda comme un pédiatre. Les motifs de consultation, la durée des rendez-vous, le degré d’urgence ou la gestion des demandes de visite à domicile varient radicalement d’une spécialité à l’autre, et même d’un praticien à l’autre.

Depuis plus de 24 ans, nous avons intégré cette réalité au coeur de notre service. Nous ne vous demandons pas de vous adapter à notre système, c’est notre permanence téléphonique personnalisée qui s’adapte méticuleusement à vos habitudes de travail.

Nous prenons le temps de comprendre chaque détail de votre organisation. Cette phase d’écoute est la clé pour garantir que nos secrétaires médicales répondent à vos patients exactement comme vous le feriez.

L’objectif est simple : offrir une continuité de service si parfaite que vos patients ne sentent aucune différence, si ce n’est une disponibilité et une réactivité accrues.

La mise en place d’une permanence téléphonique sur mesure

Dès le début de notre collaboration, nous établissons avec vous une « fiche de consignes » extrêmement détaillée. Nous y définissons ensemble tous les scénarios possibles et la réponse à apporter pour chacun.

Rien n’est laissé au hasard, des informations les plus simples aux procédures les plus spécifiques.

Vous souhaitez par exemple que les demandes de nouveaux patients soient mises en attente ? Ou qu’un créneau spécifique soit réservé chaque jour pour les urgences ? Vos consignes sont intégrées et deviennent la norme pour la gestion de vos appels.

Des secrétaires médicales formées à vos exigences

Nos secrétaires sont des professionnelles qualifiées dans le domaine médical, formées pour comprendre le contexte de vos appels.

Plus important encore, chaque secrétaire qui répond pour votre cabinet est spécifiquement formée à vos consignes. Elle connaît vos préférences, sait identifier les appels prioritaires et appliquer vos directives à la lettre, toujours avec un accueil souriant et professionnel.

Autre point, ce sont toujours les mêmes secrétaires médicales qui traitent vos appels entrants, pour que vos patients ne soient pas dépaysés.

Comment sont gérés les cas particuliers et les urgences ?

La gestion des situations imprévues ou urgentes est souvent la principale préoccupation des professionnels de santé. Avec Medicall, vous gardez un contrôle total. C’est vous qui décidez de la marche à suivre.

Vous pouvez par exemple nous demander de vous transférer immédiatement l’appel, d’envoyer un SMS urgent avec les coordonnées du patient, ou de diriger l’appelant vers les services d’urgence compétents. Nous pouvons mettre en place des protocoles clairs pour de multiples situations :

• Appels de confrères ou de laboratoires : transfert direct, prise de message détaillée avec notification immédiate par email ou SMS.
• Demandes de visites à domicile : regroupement des demandes sur un créneau horaire que vous avez défini.
• Gestion des nouveaux patients : ouverture de créneaux dédiés ou mise sur liste d’attente selon vos instructions.

Modifier vos consignes en toute simplicité

Votre organisation n’est pas figée, et notre service non plus. Un départ en congrès, des vacances, un changement d’horaires ou une nouvelle procédure à mettre en place ? Il vous suffit de nous en informer.

Vos instructions sont mises à jour en temps réel dans notre système pour une application immédiate. Cette flexibilité vous assure que votre secrétariat téléphonique reste en permanence le reflet exact de votre activité, vous libérant l’esprit pour vous concentrer sur vos patients.