Télésecrétariat médical en radiologie : la solution pour votre centre d’imagerie

Un téléphone qui sonne sans cesse, des demandes de rendez-vous pour des examens variés, la gestion des urgences et des comptes-rendus… Le quotidien d’un cabinet de radiologie ou d’un centre d’imagerie médicale est particulièrement intense. C’est précisément pour répondre à cette problématique que le télésecrétariat médical offre une solution performante, qui permet de simplifier votre organisation et d’améliorer l’expérience de vos patients.

Gérer les appels d’un cabinet de radiologie

La principale difficulté pour un centre d’imagerie est le volume d’appels entrants. Chaque appel est une interruption potentielle pour votre personnel d’accueil, qui doit jongler entre la réception des patients, les tâches administratives et le téléphone. Une permanence téléphonique externalisée comme celle de Medicall garantit qu’aucun appel n’est perdu.

Que ce soit pour une simple demande de renseignement ou une prise de rendez-vous complexe, une secrétaire médicale dédiée prend en charge chaque appel avec professionnalisme, assurant une continuité de service même pendant les pics d’activité, les pauses déjeuner ou les absences de votre personnel.

Votre équipe sur place peut ainsi se concentrer sur l’accueil physique et le suivi des patients présents dans le centre, sans le stress des sonneries incessantes. Cela se traduit par une meilleure qualité de prise en charge et une ambiance de travail plus sereine. L’accueil téléphonique personnalisé est assuré en votre nom, en renforçant l’image professionnelle et le sérieux de votre cabinet.

Une prise de rendez-vous spécialisée pour l’imagerie médicale

La gestion des agendas en radiologie est bien plus complexe que dans d’autres spécialités. Elle exige une connaissance précise des différents examens, de leur durée, des machines requises et des consignes spécifiques à communiquer aux patients.

Nos secrétaires médicales sont formées pour gérer efficacement la prise de rendez-vous pour une IRM, un scanner, une échographie ou une mammographie. Elles savent poser les bonnes questions pour qualifier la demande, vérifier les ordonnances et s’assurer que le patient reçoive toutes les instructions nécessaires avant son examen (être à jeun, apporter des produits de contraste, etc.).

Cette expertise évite les erreurs de planification qui peuvent désorganiser tout un planning et entraîner des retards. En utilisant votre propre logiciel de gestion ou notre système partagé, nos équipes planifient les rendez-vous en temps réel, en optimisant l’occupation de vos équipements et en respectant vos protocoles.

Comment fonctionne notre service de secrétariat à distance ?

Après avoir défini ensemble vos consignes et votre cahier des charges, nous assurons la gestion de vos appels selon vos besoins : en permanence, ponctuellement ou pour gérer les débordements. Une secrétaire médicale dédiée et formée à vos habitudes répond au nom de votre cabinet.

Elle accueille le patient, identifie sa demande, et prend le rendez-vous directement dans votre agenda partagé. Vous restez informé en temps réel de chaque action réalisée pour votre compte. La transmission des messages et des informations importantes se fait selon le canal qui vous convient le mieux :

• Notification par email, SMS, Fax…
• Consultation via un accès internet sécurisé
• Contact téléphonique direct pour les urgences

Grâce à notre système informatique fiable et performant, vous avez la garantie d’une traçabilité complète et d’une communication transparente, comme si votre secrétaire se trouvait dans le bureau d’à côté !

L’importance d’une secrétaire médicale formée aux spécificités de la radiologie

Un patient qui appelle pour un examen d’imagerie est souvent anxieux ou a des questions précises. Il est donc primordial qu’il soit accueilli par une personne compétente et rassurante. Nos secrétaires maîtrisent la terminologie médicale propre à la radiologie et sont capables de fournir des explications claires sur le déroulement des examens. Elles savent faire la différence entre les différentes modalités d’imagerie et peuvent guider le patient avec patience et empathie. Cette compétence est un gage de sérieux pour votre cabinet et contribue directement à la satisfaction de vos patients. Une communication efficace en amont permet de réduire le nombre de rendez-vous manqués et de s’assurer que les patients arrivent bien préparés, ce qui fluidifie leur prise en charge le jour de l’examen.

Plus qu’un simple accueil, un véritable atout pour votre organisation

Externaliser votre secrétariat téléphonique va bien au-delà de la simple gestion d’appels. C’est un levier stratégique pour l’optimisation du temps de vos équipes et l’amélioration de votre rentabilité.

En déléguant cette tâche chronophage mais essentielle, vous libérez vos assistants médicaux et manipulateurs radio qui peuvent se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée : l’accompagnement des patients, la préparation des salles d’examen et le suivi administratif des dossiers.

En choisissant Medicall, vous investissez dans la qualité de votre accueil et dans l’image de votre cabinet. Vous offrez à vos patients et aux médecins correspondants un interlocuteur toujours disponible, professionnel et efficace, renforçant ainsi votre réputation d’excellence dans le domaine de l’imagerie médicale.